Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland strukturierte E-Rechnungen empfangen können.
Der nächste Schritt kommt 2027: Dann müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen auch versenden. Für alle anderen, also die meisten Handwerksbetriebe und kleinen Dienstleister, gilt die Sendepflicht ab dem 1. Januar 2028.
Wer das ignoriert, riskiert Probleme bei der Vorsteuer und im schlimmsten Fall Nachzahlungen.
Gleichzeitig steckt in diesem Pflichtthema eine echte Chance: Wer seinen Rechnungsprozess jetzt anpasst, spart sich danach spürbar Zeit im Alltag.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist kein PDF.
Das klingt zunächst seltsam, weil du wahrscheinlich schon länger Rechnungen per E-Mail verschickst. Der Unterschied liegt darin, dass eine echte E-Rechnung maschinenlesbare Daten enthält.
Konkret bedeutet das: Die Rechnungsinformationen stecken in einer strukturierten XML-Datei, die von einer Software direkt verarbeitet werden kann.
Die zwei relevanten Formate in Deutschland sind:
- XRechnung
- ZUGFeRD
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei.
ZUGFeRD kombiniert dagegen ein lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Für die meisten kleinen Betriebe ist ZUGFeRD die praktischere Wahl. Die Rechnung sieht für den Menschen genauso aus wie bisher, enthält im Hintergrund aber zusätzlich die maschinenlesbaren Daten.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Die Pflicht gilt für B2B-Rechnungen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen.
Rechnungen an Privatpersonen sind ausgenommen. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Sendepflicht zunächst ausgenommen, müssen aber trotzdem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Der Zeitplan im Überblick
- Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden.
- Ab 1. Januar 2028: Die Sendepflicht gilt für alle übrigen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen im B2B-Bereich.
Für den typischen Handwerksbetrieb oder kleinen Dienstleister mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro ist 2028 das relevante Datum für den Versand.
Bis dahin bleibt Zeit, den eigenen Rechnungsprozess in Ruhe umzustellen. Den Empfang von E-Rechnungen musst du allerdings bereits jetzt sicherstellen.
Was musst du jetzt konkret tun?
Schritt 1: Empfang von E-Rechnungen sicherstellen
Der erste Schritt ist relativ einfach: Du musst E-Rechnungen entgegennehmen können.
Dafür brauchst du eine E-Mail-Adresse, an die Lieferanten und Geschäftspartner ihre E-Rechnungen schicken können.
Eine XML-Datei im Anhang darfst du dabei weder ignorieren noch löschen, denn sie ist das rechtlich gültige Dokument.
Viele gängige Buchhaltungsprogramme können ZUGFeRD-Dateien bereits lesen und verarbeiten. Dazu gehören beispielsweise:
- DATEV
- Lexware Office
- sevDesk
- FastBill
Wenn du bereits eines dieser Programme nutzt, solltest du kurz in den Einstellungen prüfen, ob die entsprechende Funktion aktiviert ist.
Schritt 2: Eigene Rechnungen anpassen
Auch wenn du als Kleinbetrieb noch bis 2028 Zeit hast, lohnt es sich, frühzeitig umzustellen.
Wer heute schon ZUGFeRD-Rechnungen verschickt, macht einen professionellen Eindruck und vermeidet späteren Zeitdruck.
Die meisten modernen Buchhaltungstools erstellen ZUGFeRD-Rechnungen per Knopfdruck. Du musst dafür keine XML-Datei von Hand schreiben.
In Lexware Office reicht es beispielsweise aus, in den Einstellungen das ZUGFeRD-Format zu aktivieren. Die Software erledigt den Rest.
Wenn du noch mit Word-Vorlagen oder Excel-Tabellen arbeitest, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, den Rechnungsprozess umzustellen.
Ein einfaches Buchhaltungstool kostet zwischen 10 und 30 Euro im Monat. Durch die automatisierte Rechnungserstellung können sich diese Kosten schnell rechnen.
Konkretes Beispiel aus einem Handwerksbetrieb
Ein Malerbetrieb mit fünf Mitarbeitern stellt im Durchschnitt 60 Ausgangsrechnungen pro Monat aus und bearbeitet rund 40 Eingangsrechnungen.
Bisher übernimmt die Bürokraft alle Beträge manuell aus den PDF-Anhängen in die Buchhaltung. Zusätzlich prüft sie die Rechnungen auf Vollständigkeit und heftet sie ab.
Dieser Prozess dauert ungefähr vier Stunden pro Monat.
Mit Lexware Office M für 12,90 Euro netto pro Monat läuft der Rechnungsausgang per Knopfdruck. Eingehende ZUGFeRD-Rechnungen werden automatisch eingelesen und GoBD-konform archiviert.
Die vier Stunden manueller Nacharbeit reduzieren sich dadurch auf weniger als 30 Minuten.
Bei einem Stundensatz von 25 Euro für Büroarbeit entspricht das einer monatlichen Einsparung von rund 87 Euro. Damit liegt die Einsparung bei mehr als dem Sechsfachen der monatlichen Softwarekosten.
Hinweis zur Tarifwahl:
Das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen sowie die automatische Verarbeitung eingehender E-Rechnungen ist bei Lexware Office erst ab dem Tarif M verfügbar. Der günstigere Tarif S für 7,90 Euro netto pro Monat deckt lediglich die Belegerfassung ab. Für Handwerksbetriebe und Dienstleister, die eigene Rechnungen ausstellen müssen, reicht dieser Tarif deshalb nicht aus.
Schritt 3: Archivierung regeln
E-Rechnungen müssen genauso revisionssicher archiviert werden wie Papierrechnungen.
Das bedeutet: Du darfst die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF nicht einfach in einem normalen Ordner auf dem Desktop ablegen, ohne ein Backup zu haben.
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre.
Die meisten Buchhaltungstools speichern Rechnungen automatisch in der Cloud und erfüllen damit die GoBD-Anforderungen.
Was passiert, wenn du nichts tust?
Das Finanzamt kann Rechnungen, die ab dem jeweiligen Pflichtdatum als E-Rechnung hätten ausgestellt werden müssen, steuerrechtlich beanstanden.
In der Praxis bedeutet das: Im schlimmsten Fall wird die Vorsteuer aus einer nicht konformen Rechnung nicht anerkannt.
Für deinen Geschäftspartner kann das teuer werden. Für dich bedeutet es im Zweifel verlorenes Vertrauen.
Automatisierung als nächster Schritt
Wer seinen Rechnungseingang auf E-Rechnungen umstellt, hat gleichzeitig die Grundlage für eine echte Prozessautomatisierung gelegt.
XML-strukturierte Rechnungsdaten lassen sich automatisch in die Buchhaltung übernehmen. Niemand muss die einzelnen Beträge mehr von Hand abtippen.
Das reduziert Tippfehler und spart auch beim Jahresabschluss Zeit.
Ein Handwerksbetrieb mit 50 Eingangsrechnungen pro Monat kann dadurch problemlos zwei bis drei Stunden manuelle Nacharbeit im Monat einsparen.
Fazit: Jetzt vorbereiten statt später unter Zeitdruck handeln
Die E-Rechnungspflicht kommt für nahezu alle Unternehmen.
Auch wenn kleinere Handwerksbetriebe und Dienstleister ihre eigenen E-Rechnungen teilweise erst ab 2028 versenden müssen, besteht die Pflicht zum Empfang bereits seit dem 1. Januar 2025.
Die wichtigsten nächsten Schritte sind deshalb:
- Eine E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen festlegen.
- Prüfen, ob die vorhandene Buchhaltungssoftware E-Rechnungen verarbeiten kann.
- Eingehende XML- und ZUGFeRD-Dateien korrekt archivieren.
- Frühzeitig auf eine Software zur Erstellung eigener E-Rechnungen umsteigen.
- Manuelle Arbeitsschritte nach Möglichkeit automatisieren.
Wer jetzt handelt, erfüllt nicht nur die gesetzlichen Anforderungen. Ein moderner Rechnungsprozess spart langfristig auch Zeit, reduziert Fehler und erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Muss ich als Kleinunternehmer auch E-Rechnungen versenden?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Sendepflicht ausgenommen.
Du musst aber trotzdem in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen. Eine normale E-Mail-Adresse reicht dafür technisch aus.
Wann gilt die Sendepflicht für meinen Betrieb?
Das hängt von deinem Vorjahresumsatz ab.
Liegt dein Umsatz über 800.000 Euro, greift die Pflicht zum Versand ab dem 1. Januar 2027.
Für alle anderen Betriebe, also die große Mehrheit der Handwerker und kleinen Dienstleister, gilt die Sendepflicht ab dem 1. Januar 2028.
Den Empfang musst du in beiden Fällen bereits seit dem 1. Januar 2025 sicherstellen.
Ist ein ZUGFeRD-PDF dasselbe wie eine normale PDF-Rechnung?
Optisch sieht es genauso aus.
Der Unterschied besteht darin, dass eine ZUGFeRD-Datei eine eingebettete XML-Datei enthält, die maschinenlesbar ist.
Diese XML-Datei ist das rechtlich maßgebliche Dokument. Das PDF ist die menschenlesbare Ansicht dazu.
Welche Software empfiehlt sich für kleine Betriebe?
Lexware Office, sevDesk und FastBill unterstützen ZUGFeRD und sind auch ohne umfangreiche IT-Kenntnisse bedienbar.
DATEV ist die gängige Lösung, wenn du eng mit einem Steuerberater zusammenarbeitest.
Für Betriebe, die bisher noch gar kein entsprechendes Tool nutzen, ist Lexware Office M für 12,90 Euro netto pro Monat ein möglicher Einstieg. Ab diesem Tarif wird das Erstellen und automatische Verarbeiten von E-Rechnungen abgedeckt.
Was passiert mit Rechnungen an Privatpersonen?
Für B2C-Rechnungen gilt die E-Rechnungspflicht nicht.
Du kannst weiterhin klassische PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen an Privatkunden schicken.
